イベント受付システムで、受付と来場管理をスムーズに。
展示会・イベント受付で、こんな場面はありませんか？
展示会やイベントでは、当日の受付、来場者の確認、受付後の記録まで、流れに沿った準備が大切です。
紙や手作業が残る場合も、来場者を確認しやすくし、記録を残しやすい形に整えられます。
来場者が集中し、受付に列ができる
受付開始直後など来場者が短時間に集中すると、本人確認や案内に時間がかかり、入口が混雑しやすくなります。
紙やExcelでの名簿確認に時間がかかる
紙のリストやExcelから名前を探す受付では、来場者が増えるほど照合作業に時間がかかります。
受付済み・来場状況を共有しづらい
複数の受付担当がいる場合、誰が受付済みか、確認が必要な人は誰かをその場で共有しづらくなります。
受付後の転記や集計に手間がかかる
紙で記録した内容を後からExcelなどへ入力すると、転記や集計の作業が発生します。
POCKET PASSのイベント受付システムで、受付と来場管理を効率化
参加者情報を事前に登録し、QRコード・バーコードで受付。
来場記録を残しながら、当日の来場状況をリアルタイムで確認できます。
QRコード・バーコードで受付確認をスムーズに
紙の名簿から名前を探さず、来場者が提示したコードを読み取って受付確認を行えます。
受付と同時に来場記録を残す
チェックインした情報が記録されるため、紙やExcelから転記する作業を減らせます。
来場状況をリアルタイムに共有する
来場済み・未受付の状況を管理画面で確認し、複数の受付担当者や運営担当者で共有できます。
会場に合わせて受付方式を選べる
担当者による読み取り、セミセルフ式、セルフ式など、来場者数や受付体制に合わせて構成できます。
イベント受付システムで、受付の待ち時間と運営負担を削減
紙の名簿照合や受付後の転記をなくし、イベント受付を効率化。
会場に合わせた受付方式とリアルタイムの来場管理で、受付に必要な人員と運営コストを削減できます。
イベント受付を効率化できる
参加者情報とQRコード・バーコードをひも付け、コードを読み取るだけで受付確認を行えます。紙の名簿から名前を探したり、受付票へ記入したりする時間をなくし、来場者が集中する時間帯も受付をスムーズに進められます。
受付に必要な人員とコストを削減できる
担当者による読み取り、セミセルフ式、セルフ式から、会場に合う受付方法を選べます。セルフ式では来場者自身が受付できるため、スタッフを操作案内や個別対応に振り分けながら、受付の配置人数と人件費を削減できます。
来場状況をリアルタイムで把握できる
チェックインした情報は、その場で管理画面に反映されます。来場済み・未受付の状況や受付済み人数を複数の担当者で確認できるため、受付の進み具合を見ながら人員配置や当日の案内を判断できます。
受付後の入力・集計作業を削減できる
QRコード・バーコードを読み取ると、受付と同時に来場記録が登録されます。紙の受付表からExcelへ転記する作業が不要になり、来場データをCSVで出力して開催後の集計や社内共有に活用できます。
イベント受付に必要な主な機能
申込受付や参加者情報の準備から、当日のチェックイン、来場状況の確認、開催後のフォローまで、イベント受付に必要な機能を段階ごとにご紹介します。
申込受付・参加者情報の管理
イベントの申込情報をオンラインで受け付けるほか、既存の参加者リストを取り込み、当日の受付に使う名簿を準備できます。
- オンラインでの申込受付
- 顧客・参加者名簿の検索、追加、編集
- 参加者情報のCSVインポート
- 複数回開催の参加枠・定員管理
電子チケット・受付用QRコードの発行
来場確認に使用する電子チケットや受付用QRコードを発行できます。既存の会員証などに印字されたバーコードを使う運用も相談できます。
- 電子チケットの発行
- 受付用QRコードの発行
- 発行したQRコードによる来場確認
- 既存の会員証・バーコードの活用相談
メール・LINEによる事前案内
発行したQRコード、開催案内、リマインドをメールやLINEで送信できます。配信する相手や日時を指定した案内にも対応します。
- メールの一斉配信・個別配信
- LINEによる案内配信
- 配信日時を指定する予約配信
- 顧客情報による配信対象の絞り込み
QRコード・バーコードチェックイン
来場者が提示したQRコードやバーコードをスマホ・タブレットなどで読み取り、受付確認と来場記録の登録を行えます。
- チェックイン・チェックアウトの設定
- 担当者読み取り、セミセルフ式、セルフ式
- チェックイン時のメール・LINE通知
- セルフ受付時の画面表示設定
来場状況・来場履歴の管理
誰が来場したか、現在の受付状況はどうかを管理画面で確認できます。受付後の履歴を残し、集計用のデータとして出力できます。
- 来場済み・未受付の状況確認
- 受付・来場履歴の確認
- 複数担当者での来場状況共有
- 来場履歴のCSVエクスポート
アンケート・来場後フォロー
来場履歴をもとに、アンケート依頼、お礼連絡、次回イベントの案内を送信できます。受付で得た情報を開催後の施策につなげられます。
- 来場者向けアンケートの作成・配信
- 来場履歴による対象者の絞り込み
- お礼連絡・次回案内のフォロー配信
- アンケート回答結果のCSV出力
展示会・イベントでの活用イメージ
展示会やイベント前の準備、当日の受付、来場記録の確認、終了後の案内まで、段階ごとに活用できます。
展示会・イベント前の案内
イベント前の案内やリマインドを行い、当日の受付につながる流れを整えやすくなります。
- 来場予定者への案内を事前に準備できます
- 受付に必要な情報を整理しやすくなります
- 当日の受付導線までまとめて考えられます
当日の受付
来場者が集中する時間帯でも、コードを読み取って受付確認をスムーズに進められます。
- QRコードを使った受付を案内できます
- 紙の名簿から名前を探す時間を削減できます
- 来場者が集中する時間帯の受付待ちを減らせます
来場記録を残す
誰が来場したかを記録し、後からの確認や集計にもつなげやすくなります。
- 来場済み・未受付の確認に活用できます
- イベント後の集計や振り返りに使いやすくなります
- 次回イベントの案内対象を考えやすくなります
イベント後のご案内・フォロー
来場記録をもとに、お礼連絡や次回案内など、その後の接点づくりへ活かせます。
- 来場者に合わせた案内を検討できます
- お礼連絡や次回告知につなげやすくなります
- イベント後のコミュニケーションを整理できます
紙・Excelによる受付やQR受付専用サービスとの違い
イベント前の参加者情報の準備から、当日の受付・来場管理、開催後のフォローまでを比較できます。
| 比較項目 | 紙・Excelによる 受付 | QR受付専用 サービス | POCKET PASS |
|---|---|---|---|
| 開催前参加者情報の登録 | 名簿を手作業で作成 | サービス内に登録 | オンライン登録・CSV登録 |
| 開催前参加者への案内 | 別途メールなどで対応 | △ | メール・LINEで案内 |
| 当日受付方法 | 名簿との目視照合 | QRコード受付 | QRコード・バーコード受付 |
| 当日来場状況の確認 | 名簿を集計して確認 | ○ | ○ |
| 当日来場記録の登録 | 受付表への記入・転記 | ○ | 受付と同時に登録 |
| 開催後来場データの集計 | 手作業で集計 | ○ | CSV出力に対応 |
| 開催後アンケート・フォロー | 別のツールで対応 | △ | 同じ顧客情報から配信 |
| 開催後顧客情報の継続利用 | ファイルごとに管理 | イベント単位 | 自社顧客として管理 |
※一般的なサービス構成をもとにした比較です。各機能や提供条件はサービス、契約プラン、オプションによって異なります。
POCKET PASSなら、イベントの準備から開催後のフォローまでつなげられます
参加者情報、来場記録、アンケート回答を顧客情報にひも付け、イベント後の案内や次回開催にも活用できます。
イベント受付システムの導入前に確認すること
イベントの規模や会場環境、当日の運営体制に合わせて、参加者情報の準備方法から受付後のデータ活用までを事前に整理します。
来場予定人数と集中時間
来場予定人数と受付が集中する時間帯を確認します。ピーク時の人数をもとに、受付レーンや必要な端末台数を検討します。
参加者情報の準備方法
オンラインで参加登録を受け付けるか、既存の申込者情報をCSVで登録するかを決めます。受付時に確認する項目もあわせて整理します。
会場に合う受付方式
担当者が読み取る有人受付、セミセルフ式、セルフ式から、来場者層や会場の動線に合う方法を選びます。
受付端末とアカウント数
スマホ、タブレット、固定式QRリーダーなどから受付機材を選び、同時に稼働させる台数に合わせてアカウント数を決めます。
通信環境と受付動線
受付場所で安定して通信できるか、待機列と受付後の移動経路を確保できるかを確認し、当日の配置を決めます。
来場データの活用方法
開催後に必要な集計項目や、アンケート、お礼連絡、次回案内の有無を決め、取得する情報を整理します。
展示会・イベント受付をスムーズに進める流れ
来場者情報の登録、受付用QRコードの配布、受付構成の決定から当日の来場確認まで、導入の流れを整理してご紹介します。
来場者情報を登録する
申込者や来場予定者の情報をCSVでまとめてPOCKET PASSに登録し、当日の受付で確認できる状態に整えます。
受付用QRコードを配布する
登録した来場者に、POCKET PASSからメールやLINEで受付用QRコードを配布できます。独自の方法で配布したり、既にある会員カードなどのバーコードを使ったりすることもできます。
受付方式と台数を決める
担当者がスマホで読み取る方式、セミセルフ式、セルフ式など、会場や来場者数に合わせて受付の形を決めます。必要な端末台数もあわせて考えます。
当日、QRコードやバーコードでのチェックインを行う
来場者が提示したQRコードやバーコードでのチェックインを行います。
紙やExcelへの記録は必要ありません。
来場状況を確認する
必要に応じて来場状況を確認します。
担当者が複数の場合でも、同じ情報を共有できます。
POCKET PASSの料金
受付用QRコードの発行と、1台分のチェックインアカウントをスタンダードプランで利用できます。
- 初期費用
- 300,000円初回のみ
- 月額基本料金
- 30,000円／月
導入前に14日間の無料トライアルをご利用いただけます。
標準基本料金に含まれるもの
- 受付用QRコードの発行
- チェックインアカウント1台分
- スマホ・タブレットでのQRコード・バーコード受付
- 受付記録・来場状況の確認
- 顧客管理、メール・LINE配信、アンケート
OPTION必要に応じて追加
- 2台目以降のチェックインアカウント：1,000円／1アカウント
- 固定式QRリーダーなどの受付機材：構成に応じてお見積り
※利用規模や追加するオプションによって料金が変わる場合があります。正式な料金はお見積り時にご案内します。
よくあるご質問
Q. どのようなイベントで利用できますか？
A. 展示会、催事、ポップアップショップ、セミナー、説明会など、受付や来場確認が必要なさまざまな場面で活用をご相談いただけます。
Q. 展示会の来場管理に使えますか？
A. はい。展示会の受付で来場者を確認し、来場記録を残す使い方をご相談いただけます。QRコード受付やバーコード受付にもつなげられます。
Q. 入場管理にも使えますか？
A. はい。受付時に誰が入場したかを確認し、入場の記録を残す運用をご相談いただけます。
Q. 受付時に必要な機材はありますか？
A. 運用方法によって異なりますが、一般的にはQRを表示する端末や読み取り用の端末を使用します。詳しくはご利用イメージに応じてご案内します。
Q. QRコードでイベント受付できますか？
A. はい。来場者のQRコードを読み取って受付確認を行う運用をご相談いただけます。受付の混雑対策や来場記録の管理にもつなげやすくなります。
Q. バーコードでもイベント受付できますか？
A. はい。QRコードだけでなく、バーコードを使った受付確認の運用もご相談いただけます。既存の会員証や受付票に印字されたバーコードを活用したい場合も、形式や読み取り方法を確認したうえでご案内します。
Q. 来場管理から来場後フォローまでまとめて相談できますか？
A. はい。受付方法、来場記録の確認、来場者への案内やフォローまで、イベント運営の流れに合わせてご相談いただけます。
Q. 小規模な催事や短期間のイベントでも相談できますか？
A. はい。イベントの規模や運営体制に応じて、活用方法をご相談いただけます。
展示会・イベント受付の進め方を、まずは相談してみませんか？
POCKET PASSなら、受付の進め方から来場状況の確認、記録の活用まで、展示会やイベント運営に合わせた導入イメージをご相談いただけます。